Mùa hè hay các kỳ nghỉ lớn chính là perfect timing cho việc thiết lập plan du lịch. Dễ hiểu là do sau một thời gian dài chạy deadline rồi tính KPI. Nhân viên như tụi mình cũng cần time để xõa, để bung lụa chứ nhỉ. Nhưng! Làm thế nào để gắn kết các thành viên trong công ty, và nếu như công ty bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức các tour du lịch. Thì phải bắt đầu từ đâu bây chừ? Và nếu như vị sếp đáng kính giao cho bạn “trọng trách” này thì phải nàm thao đây? Đây đây đây. Để Triptrip hướng dẫn công ty của bợn từng bước chi tiết cho plan du lịch để hiệu quả nhất nhá.
Mục Lục
Lời mở đầu cho plan du lịch công ty
Dù bạn đã có nhiều kinh nghiệm khi sắp xếp các chuyến du lịch cùng bạn bè. Nhưng việc lên tour du lịch cho doanh nghiệp lại là chuyện khác. Triptrip giúp bạn lên lịch trình phù hợp với số đông nhân viên chứ không chỉ 3-4 người. Rồi tới việc đặt các dịch vụ du lịch từ thuê xe, mua vé, ăn uống, đặt phòng cũng phải được lên kế hoạch chi tiết và cân đối về vấn đề chi phí. Bạn cảm thấy bối rối và không biết bắt đầu từ đâu để đảm bảo rằng việc tổ chức một chương trình Vui – Khỏe và nằm trong ngân sách của công ty? Để triptrip lo nhé.
Với kinh nghiệm tổ chức du lịch đoàn cho nhiều công ty, cũng như các chương trình tổng hợp như team building, gala dinner… Triptrip Tour đã đúc kết hết những kinh nghiệm và nay sẽ chia sẻ cho những bạn đang quan tâm đến vấn đề này. Cùng theo dõi nhá.
Các bước chi tiết cho plan du lịch
Bước 1: Thống nhất SỐ LƯỢNG nhân tham gia
Đây là một câu hỏi rất chi là quan trọng. Bạn phải nắm chắc số lượng người có mặt và ghi rõ số lượng người lớn và trẻ em theo từng lứa tuổi để chủ động hơn khi lên kế hoạch và đặt dịch vụ. Bạn hãy thông báo trước cho các phòng ban trong công ty để có thể giới hạn một thời gian nhất định để nắm chắc số nhân viên sẽ tham gia. Vì dù đi tự túc hay thông qua các công ty du lịch, một khi đã báo số lượng, bạn sẽ khó thay đổi một số khi mọi thứ đã được đặt trước. Khi có số lượng người cụ thể, chính xác, triptrip sẽ bắt đầu tính toán chi phí, dịch vụ tốt nhất đúng số lượng.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức tour cho công ty
Dù là số lượng bao nhiêu thì việc lên kế hoạch chi tiết ngay từ đầu là rất quan trọng. Nó sẽ quyết định cả quá trình phía sau. Khi bắt tay lập kế hoạch, những câu hỏi bạn cần lưu ý sẽ là:
- Chốt danh sách những nhân viên sẽ tham gia
- Lựa chọn và tổ chức sắp xếp thời gian đi
- Chọn điểm phù hợp
- Lên ý tưởng sơ bộ cho các hoạt động của chương trình
- Cân đối budget của công ty
Khi đã có số lượng cụ thể, triptrip sẽ cùng bạn lập nên bản kế hoạch chi tiết nhất. Từ đó lựa chọn được địa điểm và lịch trình phù hợp.
Danh sách tham gia và thời gian thực hiện
Đối với công ty kinh doanh nhỏ lẻ, bạn có thể đi một lần. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn là công ty sản xuất, số lượng công nhân nhiều và việc sản xuất. Không thể dừng lại được thì nên chia nhỏ thành 2,3 đợt. Và chọn thời gian gần hoặc sát nhau để mọi người đều có thể đi. Nếu có thể, Triptrip recommend bạn hãy chọn đi giữa tuần, sẽ đỡ đông đúc hơn và chi phí rẻ hơn đáng kể. Vì chi phí di chuyển đến các điểm đến cũng như các yếu tố khác của chương trình du lịch sẽ tăng lên. Thường là vào cuối tuần và các ngày lễ, qua đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá.
Khi phía bạn nhanh chóng chốt được thời gian cụ thể, triptrip sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc đặt dịch vụ. Với số lượng nhân viên tương đối đông, việc đặt lịch sớm ngày nào sẽ giúp bạn bớt lu bu và chắc chắn hơn ngày đó. Vì vậy, ngay khi có chỉ thị của cấp trên và thống nhất được thời gian. Bạn phải bắt tay ngay vào công việc nhé. Những quyết định nhỏ này lại hỗ trợ chúng tớ rất nhiều trong việc lên bản thảo kế hoạch đó.
Lựa chọn điểm đến
Điểm đến thích hợp sẽ phụ thuộc một phần vào thời gian doanh nghiệp của bạn dự định đi du lịch. Ví như đi đầu năm thì nên chọn những địa điểm du lịch tâm linh như chùa chẳng hạn. Vì ai cũng muốn cầu may mắn cho một năm mới nhà. Còn nếu bạn đi vào mùa hè thì nên ưu tiên du lịch ven biển. Để luôn sảng khoái và nạp nhiều vitamin sea cho cả công ty. Nếu bạn đi vào mùa đông thì nên ưu tiên du lịch các vùng núi như Sapa hoặc các vùng phía tây nước mình.
Tuy nhiên, hầu hết các công ty thường tổ chức cho nhân viên đi du lịch vào mùa hè để “hợp thức hóa” các kỳ nghỉ. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa quen với việc thiết kế lịch trình. Bạn có thể cùng Triptrip bàn luận để có những điểm đến phù hợp.
Bước 3: Chọn công ty du lịch uy tín
Dù bạn đã có kinh nghiệm về việc lên kế hoạch cho hội chị em của mình rất tốt. Nhưng với những đoàn đông người có khi lên đến hàng trăm người, thì việc giữ các vấn đề trong tầm kiểm là cả vấn đề. Nếu không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, bạn sẽ không thể lường trước được những vấn đề phát sinh trong chuyến đi và phải tự lo mọi mặt. Như ăn ngủ, đi lại, vui chơi và đảm bảo an toàn cho cả đoàn. Vì vậy, bạn nên chọn mua tour của các công ty du lịch
Giá cả, thì không đắt như bạn những gì bạn nghĩ đâu nhó. Đừng vì thấy tiếc mà lên kế hoạch trong lúc bản thân đang thiếu kinh nghiệm. Vì như thế bạn sẽ tiêu tốn của công ty bạn một khoản tiền khá lớn một cách không cần thiết. Khi liên hệ cùng Triptrip, bạn sẽ nhận được gói ưu đãi và dịch vụ tốt nhất khi đặt tour. Mọi vấn đề về dịch vụ riêng lẻ, thời gian, khách sạn, ăn uống, giải trí cho cả đoàn, đều được Triptrip lên kế hoạch từ A-Z đó….
Cách tìm một công ty du lịch tốt?
Trong một “thiên đường” của các công ty du lịch như hiện nay, bạn hoàn toàn có thể tham khảo qua lời giới thiệu của bạn bè. Tìm hiểu phản hồi từ khách hàng cũ của công ty. Cũng như năng lực tổ chức, kinh nghiệm tổ chức của công ty… trên website hoặc fanpage của họ và cảm nhận đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp. Triptrip luôn tự hào là một trong những sự lựa chọn tin cậy khi lên những chuyến tour plan cho mọi người.
Sau khi liên hệ cùng Triptrip, bạn hãy đưa ra yêu cầu của mình về thời gian đi. Và số lượng người đi (nhớ chia ra bao nhiêu người lớn, bao nhiêu trẻ em do chính sách giá khác nhau). Những địa điểm bạn chọn và nhờ công ty tư vấn và báo giá. Các đơn vị lữ hành sẽ tư vấn giúp bạn lựa chọn điểm đến phù hợp nhất cho nhóm bạn. Nếu giá cả của chuyến đi phù hợp với budget của công ty bạn, việc bạn cần làm bây giờ là nhích thôi.
Bước 4: Thống nhất chi tiết chương trình tham quan
Bạn cần thống nhất với Triptrip về lịch trình chi tiết của tour:
- Giờ khởi hành,
- Nơi khởi hành,
- Điểm tham quan,
- Sự kiện của Công ty (nếu có) như Gala…
- Ngoài các chương trình đơn thuần, bạn cũng có thể yêu cầu công ty lữ hành tổ chức các hoạt động nhóm. Giao lưu kết nối các thành viên trong doanh nghiệp của bạn. Du lịch kết hợp với teambuilding đang là xu hướng mới rất được các công ty. Bởi những trò chơi trên bãi biển sẽ tạo nên sự gắn kết tuyệt vời cho các thành viên trong công ty bạn, tạo nên sự đoàn kết và hiệu quả công việc cao hơn.
Bạn cũng sẽ thống nhất lại với chúng tớ về các hoạt động diễn ra trong chương trình. Bạn cũng có thể yêu cầu bên mình rút ngắn các hoạt động nhất định để giảm chi phí, nếu điều này nằm ngoài ngân sách của công ty bạn. Chúng tớ sẽ gửi chương trình chi tiết cho bạn để bạn kiểm tra và xem xét kỹ lưỡng. Ngoài ra, bạn sẽ lựa chọn thực đơn ăn uống phù hợp cho bữa ăn. Dựa trên gợi ý thực đơn của đoàn du lịch. Về vấn đề này, hãy tham khảo ý kiến của đồng nghiệp để lựa chọn thực phẩm phù hợp.
Bước 5: Đặt vé máy bay hoặc thuê xe
Sau khi đã xong xuôi hết mọi khâu cho tour, bạn hãy dựa trên số lượng người tham gia mà đặt vé máy bay hay thuê xe du lịch sao cho phù hợp. Đối với phương thức di chuyển là máy bay, bạn nên mua vé sớm để nhận được nhiều ưu đãi hơn. Tiết kiệm chi phí và phù hợp với budget hơn.
Còn trong trường hợp thuê xe du lịch, nên chọn công ty du lịch chất lượng, uy tín. Để đảm bảo chặng hành trình luôn suôn sẻ và an toàn nhất.
Cần lưu ý điều gì khi lập kế hoạch plan du lịch?
Lên kế hoạch sớm và cẩn thận
Ngay sau khi nhận được thông báo của cấp trên về chuyến đi của đoàn, bạn phải họp và chuẩn bị lên kế hoạch. Thực hiện càng sớm sẽ tránh được rủi ro càng cao. Khi lên kế hoạch sớm cho tour du lịch chúng ta đã lên kế hoạch, bạn có thể sửa chữa những sai lầm ngay lập tức. Không để các lỗi xuất hiện khi đã bắt đầu xuất phát
Với bản chi tiết tour này, sếp sẽ xem xét kỹ hơn. Và có những nhận xét sớm về những điều chưa hợp lý để giúp bạn sửa chữa lại ngay. Như vậy, kế hoạch sẽ được xem xét lại nhiều lần, cẩn thận và tỉ mỉ hơn.
Quan tâm đến ngân sách công ty
Thông thường ban lãnh đạo công ty sẽ ấn định một khoản chi phí nhất định dựa trên doanh thu để làm ngân sách đi lại cho nhân viên. Vậy nên, khi lên kế hoạch bạn hãy chọn địa điểm và hình thức tương ứng với con số này. Nếu tổ chức tour cho công ty vượt quá ngân sách đã đề ra. Có thể khiến bạn mất điểm hoặc bị kỷ luật trước sếp.
Ngân sách mà công ty đề xuất sẽ tương quan với số lượng người tham gia. Và với cơ cấu giá của buổi dạ tiệc (nếu có). Tuy nhiên, bạn nên dựa vào tổng kinh phí để tổ chức cho nhân viên đi du lịch thay vì kết thúc rồi điều chỉnh cho phù hợp.
Tìm hiểu thêm về chính sách tour
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đi lại cho nhân viên. Đồng thời lựa chọn được tour chất lượng và uy tín. Cùng với những chính sách ưu đãi hấp dẫn từ Triptrip, bạn cũng yên tâm hơn về chất lượng và uy tín của công ty.
Triptrip sẽ hỗ trợ bạn lên kế hoạch cho một chuyến đi hoàn hảo. Tránh việc bị nâng giá, lừa đảo khi làm việc với các công ty du lịch khác. Ngoài ra, chính sách du lịch của công ty còn có nhiều quy định về bảo hiểm du lịch. Song song đó là các quy định liên quan đến pháp luật. Bạn cần phải hiểu rõ ràng để bảo vệ quyền lợi của nhân viên trong quá trình đi du lịch.
Cập nhật thông tin về covid-19
Hiện nay, tình hình dịch bệnh vẫn khá phức tạp. Bởi vì vậy, khi lên kế hoạch du lịch cho nhân viên, bạn cần phải chú ý đến thông tin dịch bệnh. Đầu tiên, cập nhật liên tục các ca bệnh mới đến từ đâu, xuất hiện tại đâu. Điều này có thể hạn chế chọn địa điểm này cho kỳ du lịch. Những khi lên kế hoạch về chuyến đi, Triptrip sẽ cùng bạn bàn luận về dịch vụ và cả những nơi an toàn ở thời điểm đó.
Tiếp theo, cập nhật cho nhân viên các kiến thức cần thiết về quy định phòng chống dịch Covid từ Bộ Y tế để đảm bảo an toàn. Tuyên truyền cho nhân viên khi đi du lịch ở nơi công cộng. Nên đeo khẩu trang và thường xuyên rửa tay sát khuẩn để đảm bảo sức khỏe.
Lời kết cho plan du lịch
Trên đây là những bước để các bạn yên tâm về cách Triptrip lên hành trình cho chuyến đi của bạn. Và từ đây bạn có thể phát triển ra nhiều bước hơn để làm phong phú, đa dạng cho chuyến đi. Hy vọng có thể đồng hành cùng các chuyến trải nghiệm du lịch của bạn nhé. Chúc cho cuộc hành trình của bạn đều có những giây phút vui vẻ và an toàn nhất nhé.
